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| 草稿在 HackMD 中編輯的樣子。不得不說用 Markdown 寫表格比過去在 Hackpad 方便好多啊！感恩 HackMD 讚嘆 HackMD～ |
上週因為參與 2017.10.27 社福一站式便民服務 - 專家座談會 的緣故，和幾位有類似經驗的朋友討論，發現這類活動的邀請信，有個常見的 user experience 的問題，就是看完信以後，受邀者內心深處的疑問往往無法得到解答。
過去在民間團體的活動，不管是受邀開會或者演講，都沒有發生這種滿腔疑問、又不曉得該不該問的情況，其實也不是因為民間團體的邀請信寫得特別高明，而是邀請方多半循人脈而來，通常都是私下橋好以後，才寄正式信件，此時邀請信本身只是形式上的宣告，並不真的需要達到釐清背景脈絡的功效。
但是政府單位委外舉辦的活動，就很難這樣做了。一方面是規模較大人數較多，另一方面是主辦單位自己通常不認識這些受邀的人，換句話說，要像民間的活動那樣跟受邀對象一個個私下橋，是不可能的。這時候，邀請信的重要性就完全凸顯出來了。
那麼，邀請信到底怎麼寫，才能有效地回答受邀者的疑問呢？這就又到了送 patch 的時候啦！為了讓往後類似會議的主辦單位可以寫出對收件者更友善的邀請信，在 Max 老師 跟 KNY 的指導下，完成了這個專家座談會邀請信的 checklist：
初步意願確認信
| 提供資訊 | 受邀者內心 OS |
|---|---|
| 時間地點 | 我有辦法出席嗎？ |
| 會議主題 | 我熟嗎？我感興趣嗎？ |
| 會議定位 | 這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item） |
| 其他邀請對象 | 有專長重複的我就不用去了，另，如果有缺什麼領域的人，我可以幫推薦 |
| 推薦人 | 誰陷害我的？為什麼他要這樣對我？ |
會前資訊提供信
| 提供資訊 | 受邀者內心 OS |
|---|---|
| 詳細議程 | 我要準備幾分鐘的發言內容？ |
| 承辦人背景 | 我要用什麼角度切入比較好讓承辦單位理解？ |
| 期望產生的效果 | 我要講可以幫助發想跟規劃的大方向？還是講可以馬上實做的具體細節？ |
| 會議資料 | 我看看我能怎樣滿足你的期望… |
| 紀錄方式 | 這是黑箱會議嗎？我會變成背書用的橡皮圖章嗎？有錄影嗎？有文播共筆嗎？記錄會放上網嗎？有直播網址可以丟給朋友看嗎？ |
| 酬勞 | 公定價大家都知道，但還是講一下ㄅ |
| 聯絡窗口 | 我知道這些都不是你決定的，辛苦惹 w |
這個 checklist 是站在受邀者的角度，提供「收到信的人會需要哪些資訊」的參考，如果是站在邀請方的角度，那考慮的事情可能又不一樣，但這就不是這份表格能涵蓋的範圍了。模版需要使用者消化理解、腦袋靈活地應用，記得視個案情況自行調整，不要死板套用喔！
以上內容以 CC BY 4.0 授權釋出，希望對未來辦座談會的苦主們有幫助～
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