2017年11月3日 星期五

成果發表: [ 空白模版 ] 專家座談會 - 會議邀請信 checklist

草稿在 HackMD 中編輯的樣子。不得不說用 Markdown 寫表格比過去在 Hackpad 方便好多啊!感恩 HackMD 讚嘆 HackMD~

上週因為參與 2017.10.27 社福一站式便民服務 - 專家座談會 的緣故,和幾位有類似經驗的朋友討論,發現這類活動的邀請信,有個常見的 user experience 的問題,就是看完信以後,受邀者內心深處的疑問往往無法得到解答。

過去在民間團體的活動,不管是受邀開會或者演講,都沒有發生這種滿腔疑問、又不曉得該不該問的情況,其實也不是因為民間團體的邀請信寫得特別高明,而是邀請方多半循人脈而來,通常都是私下橋好以後,才寄正式信件,此時邀請信本身只是形式上的宣告,並不真的需要達到釐清背景脈絡的功效。

但是政府單位委外舉辦的活動,就很難這樣做了。一方面是規模較大人數較多,另一方面是主辦單位自己通常不認識這些受邀的人,換句話說,要像民間的活動那樣跟受邀對象一個個私下橋,是不可能的。這時候,邀請信的重要性就完全凸顯出來了。

那麼,邀請信到底怎麼寫,才能有效地回答受邀者的疑問呢?這就又到了送 patch 的時候啦!為了讓往後類似會議的主辦單位可以寫出對收件者更友善的邀請信,在 Max 老師KNY 的指導下,完成了這個專家座談會邀請信的 checklist:

初步意願確認信


提供資訊 受邀者內心 OS
時間地點 我有辦法出席嗎?
會議主題 我熟嗎?我感興趣嗎?
會議定位 這場會重要嗎?有意義嗎?(如:誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item)
其他邀請對象 有專長重複的我就不用去了,另,如果有缺什麼領域的人,我可以幫推薦
推薦人 誰陷害我的?為什麼他要這樣對我?

會前資訊提供信


提供資訊 受邀者內心 OS
詳細議程 我要準備幾分鐘的發言內容?
承辦人背景 我要用什麼角度切入比較好讓承辦單位理解?
期望產生的效果 我要講可以幫助發想跟規劃的大方向?還是講可以馬上實做的具體細節?
會議資料 我看看我能怎樣滿足你的期望…
紀錄方式 這是黑箱會議嗎?我會變成背書用的橡皮圖章嗎?有錄影嗎?有文播共筆嗎?記錄會放上網嗎?有直播網址可以丟給朋友看嗎?
酬勞 公定價大家都知道,但還是講一下ㄅ
聯絡窗口 我知道這些都不是你決定的,辛苦惹 w

這個 checklist 是站在受邀者的角度,提供「收到信的人會需要哪些資訊」的參考,如果是站在邀請方的角度,那考慮的事情可能又不一樣,但這就不是這份表格能涵蓋的範圍了。模版需要使用者消化理解、腦袋靈活地應用,記得視個案情況自行調整,不要死板套用喔!

以上內容以 CC BY 4.0 授權釋出,希望對未來辦座談會的苦主們有幫助~